COSTES DE PERSONAL DE UN PROYECTO

Como ya todos saben este es un proyecto de servicios de ingeniería. Por lo tanto la partida que tenemos es referente a los costes de personal.

En la entrada anterior vimos cuanto podíamos tardar para realizar cada tarea del proyecto, esta planificación la realizamos con los diagramas de GANTT y PERT. Hay una información que a mí me gusta incluir en el PERT pero que no la incluí en la entrada anterior para hacerlo más sencillo. Esta información es la cantidad de personas necesarias para desarrollar una tarea.

¿Cómo incluimos esta información en el diagrama de PERT?

Muy sencillo, en lugar de dividir cada nodo -círculo- en 3 partes, hacemos una "X" dentro del nodo y lo dividimos en 4 partes y una de ellas es la cantidad de personas necesarias para desarrollar la labor. Esa es otra ventaja del diagrama de PERT, que nos permite configurarlo como queramos. Siempre hay que recordar hacer una pequeña leyenda si el PERT fuera muy complicado, de lo contrario nadie más que nosotros podremos entenderlo.

Volviendo a nuestro tema, como primer paso, ya que no lo hemos hecho antes, será definir cuántas personas necesitamos para cada trabajo:

1.- Diseñar el sistema y elaborar los planos en AutoCad:

T = 1 semana

P = 1 persona

Total = 40 horas/hombre

2.- Instalar:

T = 1 semana

P = 2 personas

Total = 80 horas/hombre

3.- Programar controladores:

T = 1/2 semana

P = 2 personas

Total = 40 horas/hombre

4.- Programas SCADA:

T = 1/2 semana

P = 1 persona

Total = 20 horas/hombre

5.- Puesta en marcha:

T = 1/2 semana

P = 2 personas

Total = 40 horas/hombre

6.- Entrega:

T = 1/2 semana

P = 1 persona

Total = 20 horas/hombre

Estoy seguro que muchos están pensando que en -por ejemplo- la puesta en marcha podrían poner a 2 personas más y entonces el tiempo se reduciría a la mitad. Eso no es del todo cierto, porque dependerá del tamaño del proyecto. En ocasiones se podrá y en otras será imposible, tanto por disponibilidad de personal como por tamaño del proyecto, o avance de la instalación. En ocasiones si el proyecto es muy grande se suele subdividir en paquetes, de tal forma que los instaladores avanzan o terminan una parte en una semana e inmediatamente continúan con otra, mientras la puesta en marcha se va realizando donde la instalación ha sido terminada. Para nuestro caso no era necesario porque el proyecto es pequeño, pero lo menciono para que lo tengan en cuenta.

Otro error muy común es decir: para la instalación necesito 80 horas/hombre, en lugar de poner a 2 personas pondré a 1 y que lo termine en el doble del tiempo. Esto es rotundamente falso. La persona podría tardar 3 o 4 semanas para terminar el trabajo en lugar de 2. Imaginemos 2 electricistas instalando tubo, necesitan escaleras, máquina herramienta, materiales, etc. Deben cargar con todo ello, sin contar que en muchos proyectos tenemos problemas de acceso, mientras uno de ellos cuida en material y las herramientas (que para este trabajo un taladro tipo Hilti puede costar alrededor de 1000 €) otro va a pedir o devolver la llave. Si tuvieramos a una sola persona sería imposible o tardaría demasiado.

A veces si incluímos demasiadas personas en una tarea, sólo conseguimos generar confusión y que algunos de ellos no trabajen o pierdan el tiempo. Siempre hay que tener en cuenta que los encargados, supervisores, las personas que reparten el trabajo o los trabajos previos son los que van a dar paso a una tarea en concreto. Si no tenemos el trabajo previo terminado -que en ocasiones depende de otra empresa- de nada sirve poner en ese proyecto a muchas personas para realizar una tarea, o si el supervisor no va a tener tiempo para darles trabajo porque ya está al límite de sus capacidades, también será imposible, primero deberemos solucionar el problema del supervisor y posteriormente introducir más personas en la tarea.

Escrito parece muy sencillo, pero realmente aquí están las claves de ser un buen jefe de proyecto con respecto a plazos y partidas.

Bueno ya tenemos las horas/hombre que suman un total de: 240 horas/hombre

Normalmente en una empresa habrán sueldos diferentes, pero para nuestro caso vamos a asumir que cada sueldo de las personas inplicadas es 2000 € coste de empresa. Debemos acostumbrarnos a trabajar con el sueldo coste de empresa, que realmente es lo que le cuesta a la empresa esa persona. Por regla general yo asumo un 30% más de su sueldo, pero dependerá de las condiciones particulares de cada uno.

Estos números los debemos manejar perfectamente porque serán la base de nuestro cálculo.

2000 € / 22 días = 90,91 € cada día / 8 horas = 11,36 € cada hora

Ya tenemos cuánto nos cuesta cada hora de cada persona, o sea cuánto cuesta a la empresa cada hora/hombre: 11,36 €

OJO, NO ESTAMOS CONTABILIZANDO AQUÍ MATERIALES, SÓLO COSTES DE PERSONAL.

Hay otros costes de personal a tener en cuenta: oficina, transportes, administración, recibos electricidad, agua, etc. Para nuestro ejemplo asumiremos un 35% de la hora/hombre, o sea:  3,976 €, que sumaremos a 11,36 € para tener el coste real de hora/hombre: 15,34 € cada hora -real-.

Si en nuestro proyecto tenemos 240 horas/hombre, lógicamente nuestro total de costes serán de: 3680,64 €.

TODO LO QUE BAJEMOS DE ESTA CANTIDAD EN EL MOMENTO DE HACER LA OFERTA SERÁ PERDER DINERO!!!

¿Cuánto es un margen adecuado?

Obviamente depende de las condiciones del mercado, para nuestro ejemplo vamos a fijar un 20%. Por cierto y como nota aclaratoria, el IVA se suma en el momento de la facturación.

Aquí vamos a usar un 20% de margen, pero como es lógico y normal en la mayoría de los casos será diferente. Lo más importante es saber cuál es nuestro límite a la baja. En algunos casos se podrán vender proyectos en el límite de sus costes, pero no es lo aconsejable.

TENED MUY PRESENTE QUE UNA EMPRESA SE ABRE PARA GANAR DINERO.

Estos son los costes que debe manejar el jefe de proyecto. Alguno de estos trabajos puede estar subcontratado, si este fuera el caso, el trabajo para el jefe de proyecto cambia porque en lugar de analizar cada hora/hombre (aunque él siempre debe saber qué tiempos son los adecuados para finalizar un trabajo, cuáles son los costes si lo hiciera su empresa y pedir costes más económicos a la empresa tercera, de tal forma se puede ahorrar dinero) analizará un paquete de trabajo con un coste y deberá hacer una labor más minuciosa con respecto a la supervisión y al pago de su proveedor.

En la próxima entrada veremos cómo hacer una oferta y cómo organizarlas. Luego, en la siguiente pasaremos a la parte de trabajo técnico en concreto.